Слово "учет" подразумевает прием сотрудника на работу, отслеживание его состояния в течение периода его работы и, наконец, увольнение сотрудника с работы. Дополнительно, отдел кадров должен формировать много отчетов перед бухгалтерией и внешними организациями, например, Пенсионным фондом и статистическими органами. Работа отдела кадров регламентирована законодательством (например, КЗоТ) и коллективным договором. В частности, предопределены формы приказов о приеме и увольнении, личные карточки сотрудников, формы отчетов.

Функции отдела кадров

1.  Прием на работу новых сотрудников
2. Увольнение сотрудников
3. Кадровое перемещение

• изменение категории
• изменение должности/специальности
• изменение разряда
• изменение графика работы
• перевод на другой объект

4. Воинский учет
5. Учет членства в профсоюзе
6. Оформление отпусков
7.      Оформление больничных листов
8.      Ведение штатного расписания
9. Отчетность

• перед бухгалтерией
• перед Пенсионным фондом
• перед статистическими органами
• перед руководством

На предприятии работает около 600 человек. Из них около 100 человек работают в офисе и начальниками объектов. За год через предприятие проходит до 1000 человек. В среднем в день отделом кадров выпускается 20-30 документов. Будущие пользователи — это 3 сотрудника отдела кадров и руководство. В перспективе — единая база данных с бухгалтерией.

Основные исходящие документы

Основные входящие документы

Еще отдел кадров обязан вести личную карточку на каждого сотрудника.
Эти входящие и исходящие документы составляют 95% работы отдела кадров.

Описание документопотоков

1. Отдел кадров — бухгалтерия.

Отдел кадров направляет в бухгалтерию следующие документы:

• приказы о приеме на работу
• приказы о кадровом перемещении
• приказы об увольнении
• приказы по отпуску
• больничные листы

В перспективе при разработке информационной системы с единой базой данных для отдела кадров и бухгалтерии некоторые документы не нужно будет направлять в бухгалтерию, что позволит сократить бумажный документооборот, количество ошибок и повысит производительность работы.

2. Отдел кадров — Пенсионный фонд

Между отделом кадров и Пенсионным фондом существует целый поток из нескольких типов документов в ту и другую сторону, причем часть из них в электронной форме (на дискете или по электронной почте с цифровой подписью).

Перечень документов, связанных с Пенсионным фондом:

1. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования
2. Анкета застрахованного лица
3. Заявление об обмене Страхового свидетельства
4. Заявление о выдаче дубликата Страхового свидетельства
5. Листок исправлений
6. Запрос об уточнении сведений
7. Справка о смерти
8. Опись документов, передаваемых работодателем
9. Сопроводительная ведомость
10. Справка о соответствии
11. Индивидуальные сведения о трудовом стаже, заработке и начисленных страховых взносах застрахованного лица

Основными из них являются "Анкета застрахованного лица" и "Индивидуальные сведения". Анкета заполняется на вновь принятого сотрудника, если ему еще не присвоен страховой номер и направляется в Пенсионный фонд. Пенсионный фонд присваивает застрахованному лицу регистрационный номер и возвращает его обратно на предприятие. Индивидуальные сведения подготавливаются ежегодно и содержат сведения о застрахованных лицах, их заработке и стаже. При передаче документов в Пенсионный фонд предприятие также формирует "Опись документов".

Для учета застрахованных лиц Пенсионный фонд предлагает собственную программу ОАЗИС, которая позволяет формировать все необходимые документы в бумажной и электронной форме.

4. Отдел кадров — руководство

  Руководство вправе потребовать от отдела кадров отчет произвольной структуры в управленческих целях. Дата запроса заранее не определена, структура отчета может быть совершенно произвольной, хотя существуют некоторые "любимые" отчеты руководства.

 Можно выделить следующие основные типы отчетов руководству:

• Индивидуальные сведения по сотруднику
• Списки сотрудников
• События (приемы, увольнения, перемещения, больничные…)
• Штатное расписание

5. Отдел кадров — органы статистики

  С разной периодичностью отдел кадров обязан представлять в статистические органы несколько отчетов. Среди них есть такие, как "Принятые / Уволенные", "Отчет по среднесписочной численности" и т.д.

Описание функций отдела кадров

Прием на работу

При приеме на работу нового сотрудника на основании его заявления начальником предприятия подписывается "Приказ о приеме на работу". Форма этого приказа и пример заявления приводятся в приложении.

Последовательность событий при приеме на работу такова:

1. Прием на работу нового сотрудника устно согласуется с начальником предприятия и начальником объекта, на который принимается сотрудник, также определяется его должность / специальность и оклад, если он отличен от положенного по штатному расписанию.
2. Сотрудник пишет заявление о приеме на работу.
3. Отдел кадров подготавливает приказ о приеме на работу.
4. Сотрудник подписывает приказ о приеме ("с приказом ознакомлен").
5. Приказ о приеме направляется на подпись начальнику.
6. Начальник подписывает приказ и возвращает его в отдел кадров.

Приказ о приеме на работу содержит следующие реквизиты:

• № документа
• Дата документа
• ФИО
• Дата приема
• Сведения о сотруднике (Категория, Объект, Должность, Оклад и т.д.)

Приказ о приеме подготавливается в отделе кадров и направляется на подпись начальнику. После того, как приказ подписан начальником и сотрудником, документ приобретает юридическую силу и сотрудник считается работающим, начиная с даты приема.

Категория — присваивается в соответствии с принятой на предприятии классификацией. Классификация по категориям утверждается руководством предприятия приказом. Перчень категорий может меняться примерно раз в год. В нашем случае на 1 января 2000 г. на предприятии действовали следующие категории:

Под "линейными ИТР" понимаются начальники объектов. Рабочие временные принимаются на определенный срок. Для совместителей работа на этом предприятии является неосновной. Учащиеся — это сотрудники, которые учатся и проходят практику на этом предприятии. Руководители и специалисты, а также линейные ИТР "сидят" на окладе, тогда как остальные категории работают по тарифу, который напрямую зависит от разряда.

Для временных рабочих, совместителей и учащихся обязательно указывается реквизит "Конец контракта", так как они принимаются на определенный срок: учащиеся — на время прохождения практики, временные рабочие и совместители — обычно на срок 3 или 6 месяцев, но может быть и другой, совершенно произвольный.

Объект — это место работы сотрудника. Для тех сотрудников, которые работают в головном офисе предприятия, указывается объект "ИТР". Список объектов может меняться, так как появляются новые заказы и выполняются старые. Объекты могут быть открыты или закрыты старшим инспектором отдела кадров по распоряжению руководства. Объекты открываются/закрываются примерно раз в 2 месяца.

На 1 января 2000 года на предприятии были открыты следующие объекты:

Должность — это должность или специальность нового сотрудника. У каждой должности или специальности есть соответствующие ей условия труда. Для категорий "Руководители и специалисты" и "Линейные ИТР" (коды 1 и 2) указывается должность, для остальных категорий — специальность и разряд.

Вот некоторые должности и специальности, используемые на предприятии, с примерным кодом по «Общероссийскому Классификатору Профессий, Должностей и Тарифных Разрядов» (ОКПДТР):

Контрольное число рассчитывается следующим образом:

Например, дан код 2 0112
Веса позиций: 1 2345

Сумма произведений цифр кода на вес позиции: 2*1 + 0*2 + 1*3 + 1*4 + 2*5 = 19

Полученное число делится по модулю на 11. Т.е. остаток от деления 19 на 11 и будет контрольным числом 8. Если остаток = 10, то контрольное число = 0.

Условия труда по ОКПДТР бывают

• нормальные,
• тяжелые или вредные,
• особо тяжелые или особо вредные.

Условия труда по каждой специальности определяются в соотвествии со "Справочником о льготном пенсионном обеспечении по спискам №1 и 2". Причем для тех специальностей, которые вошли в Список №1, условия труда "особо тяжелые или особо вредные", для Списка №2 — "тяжелые или вредные".

Для вредных условий труда на предприятии коллективным договором предусмотрены некоторые льготы: доплата "молоко" и дополнительный отпуск 6 дней.

Разряд — отражает квалификацию рабочего по специальности. Для категорий "Руководители и специалисты" и "Линейные ИТР" (коды 1 и 2) разряд не указывается. От разряда рабочих напрямую зависит почасовая тарифная ставка, по которой будет работать новый сотрудник. Тарифная сетка утверждается руководством предприятия и может иногда меняться (примерно, раз в полгода).

На 1 января 2000 года на предприятии действовала следующая тарифная сетка:

Оклад — устанавливается для категорий "Руководители и специалисты" и "Линейные ИТР" (коды 1 и 2). Оклад определяется по утвержденному руководством штатному расписанию, а может устанавливаться произвольно для каждого конкретного сотрудника. При это штатное расписание используется лишь в качестве ориентира. В действительности у 90% персонала оклад установлен индивидуально. Штатное расписание действует ТОЛЬКО для первых двух категорий и выглядит следующим образом:

Штатное расписание для категорий 1 и 2:

Оклад по штатному расписанию имеет рекомендательный характер и для конкретного сотрудника оклад может быть установлен индивидуально.

Испытательный срок — сотрудники 1, 2, 3 категорий могут быть приняты на работу с испытательным сроком (1, 3 или 6 месяцев). По окончании испытательного срока сотрудник или явно увольняется приказом об увольнении, или продолжает работать уже как постоянный работник.

График работы — обычно сотрудник работает по 8-часовому графику. Но сотрудники с возрастом до 16 лет работают по 6-часовому графику, от 16 до 18 лет — по 7-часовому графику. Совместители работают по 4-часовому графику, причем для них указывается время работы — или "с 18:00 до 22:00", или "с 8:00 до 12:00".

Остальные реквизиты, встречающиеся в форме приказа, заполняются на основе вышеприведенной информации. Характер работы — для 1, 2, 3 категорий "постоянно", для остальных "на определенный срок". Вид работ — для 1, 2, 3, 4 категорий — "основная", для остальных категорий — "по совместительству". Режим труда — для графиков 8, 7, 6 часов — "полное рабочее время", для графика 4 часа — "неполное рабочее время". Реквизит структурное подразделение на нашем предприятии не заполняется. Форма оплаты труда для всех сотрудников "повременная". Система оплаты труда — для 1, 2 категорий — "оклад", для остальных категорий — "тариф".

Увольнение

Увольнение сотрудника оформляется "Приказом об увольнении". Форма приказа приводится в приложении. Сотрудник может инициировать приказ своим заявлением об увольнении.

В приказе об увольнении указывается:

• № документа
• Дата документа
• ФИО сотрудника
• Дата увольнения
• Причина увольнения
• … и другие сведения о сотруднике (Категория, Объект и т.д.).

Существуют следующие причины увольнения (этот список неполный):

Кадровое перемещение

Приказ о кадровом перемещении выпускается при изменении у сотрудника оклада, разряда (а значит, тарифа), категории, должности/специальности, объекта, графика работы…

Перемещение может быть временное, т.е. на определенный срок.

Документ содержит следующие реквизиты:

• № документа
• Дата документа
• ФИО сотрудника
• Дата перемещения
• Окончание (если перемещение временное)
• Сведения о старом месте работы
• Сведения о новом месте работы
• Основание перемещения

Документ Кадровое перемещение очень похож на документ Приказ о приеме на работу. Фактически сотрудник "принимается" на новое место работы, следовательно действуют все те деловые правила, которые относятся к приказу о приеме.

Кадровые данные о сотруднике

При приеме на работу обычно сразу же заполняется "Личная карточка" сотрудника. Личная карточка содержит наиболее полную информацию о сотруднике и рассчитана на ее ведение в течение периода работы сотрудника. Форма личной карточки приводится в приложении.

В личной карточке содержатся следующие реквизиты:

• ФИО сотрудника
• Дата приема
• Дата увольнения
• Категория
• Объект
• Должность / Специальность
• Разряд
• Оклад / Тариф
• График работы
• Паспорт (вид документа, серия, номер, дата выдачи, кем выдан)
• Адрес (страна, индекс, регион, город, насел. пункт, район, улица, дом, корпус, квартира)
• Телефон
• Дата рождения
• Пол
• Семейное положение
• Вхождение в профсоюз
• Непрерывный стаж
• Воинский учет (звание, военкомат, годность, ВУС, спецучет)
• Приказы по сотруднику (прием, отпуска, перемещения, увольнение)
• Страховой номер ПФ
• ИНН
• Образование
• и многое другое…

Приказ по отпуску

Данный документ выпускается в случае, если сотрудник уходит в отпуск по какой-либо причине и формируется на основе заявления сотрудника на отпуск.

Приказ по отпуску содержит следующие реквизиты

• № документа
• Дата документа
• ФИО
• Сведения о сотруднике
• (Объект, Категория, Должность/Специальность, разряд для рабочих, Тариф/Оклад, Условия труда, График работы,…)
• Основание отпуска ("График отпусков", "Заявление Иванова И.И.")
• Дата начала отпуска
• Дата окончания отпуска
• Тип отпуска (очередной, без сохранения з/п, учебный)
• Тип расчета отпуска (по рабочим дням, по календ. дням)
• Рабочий год, за который предоставляется отпуск (при очередном отпуске)
• Число дней основного отпуска
• Число дней дополнительного отпуска (если есть)
• Основание дополнительного отпуска

Приказ по отпуску подписывается сотрудником ("с приказом ознакомлен"), начальником объекта и руководителем предприятия.

Очередной отпуск обычно рассчитывается по шестидневке (тип расчета отпуска). Это значит, что субботы считаются рабочими днями и тоже оплачиваются, а воскресенья и праздники пропускаются. Если возраст сотрудника менее 18 лет, то ему предоставляется очередной отпуск на 30 рабочих дней.

Отпуск без сохранения зарплаты и учебный отпуск рассчитываются по календарным дням, т.е. воскресенья и праздники также учитываются при расчете продолжительности отпуска. Очередной отпуск обычно предоставляется на 24 рабочих дня за определенный рабочий год (например за 2000 год).

Если сотрудник работает с вредными условиями труда, то ему по коллективному договору предоставляется дополнительный отпуск на 6 рабочих дней.

Больничный лист

Больничный лист — это документ, который подтверждает болезнь сотрудника. Во время его болезни ему выплачивается заработная плата, рассчитанная с учетом процента оплаты.

Процент оплаты зависит от стажа так:

• - если стаж работы менее 5 лет, то 60%,
• - если стаж работы от 5 до 8 лет, то 80%,
• - если стаж работы от 8 лет, то 100%,

Документ больничный лист выпускается медицинским учреждением на специальной бумаге. Задача отдела кадров, рассчитать процент оплаты, зависящий от стажа, и направить этот документ в бухгалтерию.

Анкета застрахованного лица в ПФ

Заполняется на вновь принятых сотрудников, у которых еще нет страхового номера ПФ. Затем "Анкета…" направляется в Пенсионный фонд, который присваивает лицу страховой номер и возвращает его обратно (карточка пенсионного страхования и сопроводительная ведомость).

Анкета застрахованного лица содержит следующие реквизиты:

• № анкеты
• Дата составления
• Фамилия, Имя, Отчество
• Пол
• Место рождения (тип, город, район, область, страна)
• Адрес регистрации
• Адрес проживания фактический (если отличается от адреса регистр.)
• Паспорт (тип док, серия, номер, кем выдан, дата выдачи)
• Телефон

Программа ОАЗИС позволяет сформировать анкету, напечатать ее на бумаге и сформировать пачки документов для передачи в ПФ на дискете.

Индивидуальные сведения в ПФ

Ежегодно в Пенсионный фонд сдаются индивидуальные сведения по застрахованным лицам. В этом документе содержатся следующие реквизиты:

• № документа
• Дата составления
• Фамилия, Имя, Отчество
• Страховой номер
• Сведения о застрахов. лице
• Сведения о заработке и отчислениях в ПФ
• Сведения о стаже

Программа ОАЗИС позволяет сформировать индивидуальные сведения, напечатать их на бумаге и сформировать пачки документов для передачи в ПФ на дискете.

Заявление на присвоение ИНН

Заполняется на вновь принятых сотрудников, у которых еще нет Идентификационного Номера Налогоплательщика (ИНН). Затем заявление направляется в Налоговую инспекцию, которая присваивает лицу номер и возвращает его обратно на предприятие.

Прочие документы и отчеты

Кадровая часть справки о доходах
Кадровая часть налоговой карточки
Отчеты руководству
Отчеты в органы статистики
Прочие (в банк, военкоматы, юбиляры, премии, благодарности, путевки, профсоюз, субботы, ведомости по б/л, внутр. док. и отчеты, табели учета рабочего времени, трудовые книжки …)